Synergie tussen IT, management en gedrag

In een van mijn eerdere berichten schreef ik over de effectieve inzet van IT en informatie met informatie oriëntatie. Op basis van het onderzoek van Marchand blijkt er een sterke causaliteit en samenhang te zijn tussen de informatievaardigheden en de onderliggende kenmerken bij de onderzochte organisaties. Marchand spreekt hierbij over het IO interactie effect; hieronder staat het proces schematisch weergegeven.

 

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

 

Informatie Management Vaardigheden (IMV)

De kern van effectief informatiegebruik ligt in de informatiemanagementcyclus, zoals in het midden van het model wordt weergegeven. Dit continue proces zorgt ervoor dat een organisatie voortdurend werkt aan het beschikbaar hebben van actuele, tijdige en complete informatie voor besluitvorming en uitvoering van haar taken.

Het IO interactie effect

Het IO interactie effect

1.   Het cyclische proces start met het aftasten van informatie. Het gaat hierbij om het detecteren en identificeren van informatie over economische, sociale en politieke veranderingen. Maar ook innovaties van concurrenten, veranderingen in de markt en behoeften van consumenten voor nieuwe producten en ook het anticiperen op problemen met leveranciers en partners.

2.   Vervolgens start het verzamelen; dit is het systematische proces van het in kaart brengen van informatiebehoeften, het ontwikkelen van filtermechanismes om een informatie overload te voorkomen, toegang geven tot bestaande kennis voor het trainen en belonen van medewerkers in het accuraat en compleet verzamelen van informatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

3.   Eenmaal verzameld kan het organiseren beginnen: het indexeren, classificeren en linken van informatie en databases aan elkaar, zodat de business er optimaal gebruik van kan maken. Maar daarbij ook het trainen en belonen van medewerkers voor het accuraat en compleet organiseren van informatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

4.   Aan de hand van het verzamelen binnen de organisatie start het verwerken. Daarbij wordt informatie gebruikt en geanalyseerd voordat op basis daarvan organisatiebesluiten worden genomen.

5.   Het onderhouden houdt in dat bestaande informatie wordt geherbruikt om te voorkomen dat dezelfde collectie opnieuw verzameld dient te worden. Het betreft hierbij het updaten en verversen van databases om de actualiteit te borgen en te zorgen dat mensen de best beschikbare informatie gebruiken. Het onderhoud bespaart daarmee op het verzamelproces van informatie.

 

Informatie Gedrag en Waarden (IGW)

Het aftasten en verwerken in de informatiecyclus wordt gestimuleerd door de proactiviteit bij de vaardigheid Informatie Gedrag en Waarden. Hoe deze proactiviteit tot stand komt wordt hieronder stapsgewijs weergegeven:

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

1.  Als de medewerkers van een organisatie moreel oprecht met informatie omgaan leidt deze integriteit tot duidelijke kaders en formaliteit voor informatiegebruik, waarin medewerkers formele bronnen daadwerkelijk gebruiken en vertrouwen.

2.  Daarmee komt een organisatie in controle en kan informatie over bedrijfsprestaties daardoor openbaar maken aan alle medewerkers om zo invloed op hen te kunnen uitoefenen en op de organisatieprestaties.

3.  De voorgaande stappen vormen de basis voor transparantie, de fase waarin medewerkers elkaar genoeg vertrouwen om op een open en constructieve manier te praten over fouten, problemen en vergissingen, zonder dat ze daarop (onterecht) worden afgerekend. Deze transparantie wordt positief beïnvloed door de integriteit van de organisatie.

4.  Vanuit deze transparantie wordt het delen gestimuleerd. Daarbij gaat het vooral om de vrije uitwisseling van niet–gevoelige en gevoelige informatie. Delen gebeurt tussen individuen in teams, maar vindt ook plaats over de organisatiegrenzen: van klanten en leveranciers tot partners. Het onderdeel controle stimuleert ook het delen van informatie. Als een organisatie het goede voorbeeld geeft door accurate en betrouwbare informatie te delen in lijn met de waarden binnen de organisatie, worden medewerkers daarmee ook gestimuleerd om dit goede voorbeeld te volgen.

5.  Als eenmaal de voorgaande Informatie Gedragingen en Waarden zijn geborgd in de organisatie, leidt dit tot een klimaat waarin proactief gedrag wordt gestimuleerd. Daarbij gaan de organisatiemedewerkers actief op zoek naar veranderingen in hun omgeving en denken ze na hoe ze deze informatie kunnen toepassen om bestaande producten en diensten te verbeteren of nieuwe te ontwikkelen.

 

Informatie Technologie Vaardigheden (ITV)

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

Het Informatie Oriëntatie interactie effect.

De complete informatiemanagement cyclus kan effectief ondersteund worden door IT. Deze omvat op ieder niveau zowel de software, hardware, telecommunicatie netwerken en technische expertise die de IT mogelijk maken. Uitgangspunt daarbij is dat iedere medewerker en manager bij een dienstverlenend of producerend bedrijf een kenniswerker is vanwege het feit dat deze zijn kennis, vaardigheden en intelligentie dient aan te wenden om waarde te creëren. Binnen organisaties dienen vaak op vier verschillende niveaus besluiten genomen te worden; dat is ook de indeling die voor de vaardigheden rondom IT is gehanteerd.

1.  De basis van een organisatie wordt ondersteund met IT voor Operationele Ondersteuning (ITOO). Deze IT zorgt ervoor dat de meest laaggeschoolde medewerkers van een organisatie hun verantwoordelijkheden consistent en met hoge kwaliteit uitvoeren en om de efficiency van de operatie te verbeteren. Bijvoorbeeld software voor salarisadministratie, orderverwerking, tekstverwerkers, spreadsheets en e-mail.

2.  Op basis van de ITOO kan er IT voor Bedrijfsproces Ondersteuning (ITBO) ingericht en gebruikt gaan worden door procesmanagers, om niet alleen in de organisatie bedrijfsprocessen en mensen te managen, maar ook extern de klanten en leveranciers. Bijvoorbeeld Enterprise Resource Planning Systemen, Document Management en Workflow software.

3.  IT voor Management Ondersteuning (ITMO) faciliteert directie en senior management in besluitvormingsprocessen en in het monitoren en analyseren van interne- en externe bedrijfsproblemen op het gebied van: kennisdeling, marktontwikkelingen, algemene bedrijfssituaties, marktpositie, marktontwikkelingen en bedrijfsrisico’s. De toepassing hiervan stimuleert opnieuw de proactiviteit in het zoeken naar bruikbare informatie. Daarentegen start het gebruik van ITMO met het aftasten van (nieuwe) informatie. Bijvoorbeeld Decision Support Systems, Financiële Systemen, Data mining en Business Intelligence toepassingen.

4.  Het volgende niveau is IT voor Innovatie Ondersteuning (ITIO). Deze maakt het mogelijk om mensen te faciliteren in hun creativiteit, nieuwe ideeën te verkennen, te ontwikkelen en te delen en omvat bovendien ook de hardware en software om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen en te introduceren. Bijvoorbeeld software development en design tools. Vaak komen deze ideeën tot stand vanuit de operationele processen, waarbij ze door mensen als productmanagers, productdesigners, ontwerpers, techneuten en projectmanagers verder ontwikkeld worden.


Meer over Informatie Oriëntatie?

 

 

Author: Pascal Timmermans MBI

Op het snijvlak van marketing en informatie technologie voelt Pascal Timmermans MBI zich helemaal thuis. Met veel passie schrijft hij op zijn weblog over de wijze waarop organisaties continu kunnen innoveren en excellente prestaties kunnen behalen. Op zijn weblog pascaltimmermans.nl deelt hij graag zijn laatste inzichten vanuit een persoonlijk standpunt.

Share This Post On

Submit a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Share This

Share This

Share this post with your friends!